Esta empresa ayuda a mantener otros negocios vivos durante la pandemia mediante la digitalización

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La transformación digital en el entorno empresarial se convirtió en una cuestión de vida o muerte para varias empresas durante la pandemia. La investigación de IBM, Covid-19 y el futuro de los negocios, revela que la enfermedad ha creado una sensación de urgencia en torno a la digitalización.

La formalización de contratos de manera electrónica es fundamental para que los bancos, empresas del sector salud y el mercado inmobiliario, por ejemplo, sigan operando, incluso con restricciones de movilidad y atención presencial.

DocuSign ha sido fundamental para la supervivencia de otras empresas, ya que opera en Agreement Cloud, asistiendo en la preparación, firma, seguimiento y gestión de documentos de forma digital.

Después de crecer 49 por ciento en 2020, alcanzando ingresos de 1.5 mil millones de dólares, DocuSign abrió una oficina en México este año para expandir su posición en América Latina.

“Somos un líder mundial en formalización, una empresa legal que usa tecnología”, presenta Gustavo Brant, vicepresidente de DocuSign para América Latina. En una entrevista con DPL News, contó cómo la empresa ayuda a otros negocios.

Por qué cambiar al modelo electrónico

Para Brant, tres pilares hacen que las organizaciones digitalicen sus acuerdos: la reducción de costos directos, la reducción de costos indirectos y pérdidas comerciales.

El costo directo está relacionado con los gastos de papel. Si una empresa tiene un contrato con el sector agroindustrial, debe firmar el documento y llevar el mismo papel al agricultor. El precio de impresión y envío son dos costes directos.

Dependiendo del sector en el que opere la empresa, es necesario conservar los contratos en almacén para conservarlos durante años. Este es otro ejemplo de costo directo que se eliminaría con la transformación digital.

Los costos indirectos se refieren a la mano de obra que podría asignarse a otras actividades dentro de la empresa. “Para aprovisionar una línea telefónica, necesito registrar el nombre de la persona en varios sistemas conectados”, dice el ejecutivo. Este proceso es manual y requiere un equipo.

Sin embargo, con el contrato electrónico, toda la información son metadatos que se pueden integrar en los sistemas a la vez. “Tan pronto como firma electrónicamente, DocuSign se encarga de enviar su nombre y datos a todos los sistemas”, explicó.

Las pérdidas comerciales están relacionadas con un aumento de los ingresos o una disminución de los pasivos. Para ilustrar, Brant comentó el caso de Caixa Seguradora, una empresa que vende seguros a través de la ventanilla del Banco Caixa, en Brasil.

De acuerdo con la normativa de la agencia reguladora, la venta de seguros sólo se reconoce si la empresa tiene el contrato bajo su tutela. “Por eso se creó un sistema logístico, que funciona como una valija que pasa por miles de sucursales en todo Brasil, recoge los contratos y los lleva a la sede de Caixa Seguradora en Brasilia”, dijo.

Además de ser un proceso costoso, parte de los documentos no llegaban a la sede. “Por año, perdieron el 5 por ciento de ventas. Esta fue una pérdida de 35 millones de reales”, dijo.

Con la pandemia surgió un cuarto elemento: el mantenimiento de las operaciones. “A veces, esto se superpone con los tres factores porque las empresas están tratando de solucionar un dolor mayor, que es seguir atendiendo a clientes, socios y proveedores”, agregó.

Seguridad

Una de las principales preocupaciones del mercado es la seguridad de los contratos digitales. “Las personas se sienten más seguras al firmar un papel porque siempre han usado el papel, pero, de hecho, están más seguras cuando firman electrónicamente”, dice Brant.

Porque cuando el proceso se realiza en la computadora o en un teléfono celular, el sistema recolecta varios elementos de soporte, como el IP y la geolocalización.

“DocuSign también puede enviar un token al teléfono celular de la persona para confirmar su identidad”, explicó Brant. “Con eso, configuro una pista de auditoría legal que sirve como elemento de apoyo en una eventual disputa judicial”.

Respecto a la inversión en México, el ejecutivo asegura que se trata de un movimiento estratégico: “Brasil ha sido una región de gran expansión para DocuSign Internacional. Y entendemos que el hub de México tiene el potencial de ser mucho más grande que Brasil, porque atenderá a todos los países de habla hispana”.

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