Una plataforma de gestión de contratos puede reducir 80% los costos laborales
Múltiples industrias que manejan contratos y acuerdos de manera interna y externa se pueden beneficiar de contar con una plataforma de gestión de acuerdos que automatice muchas de las tareas, desde enviar cambios a los involucrados, como prestaciones en contratos de nómina a empleados, hasta actualización de términos y condiciones de contratos bancarios. Según Docusign, su plataforma puede ahorrar hasta 80 por ciento de los costes laborales relacionados con estas tareas.
Fernando Zambrana, vicepresidente de Ventas para México y Latinoamérica en Docusign, explicó a DPL News que su solución aborda tres aspectos clave: la generación ágil de acuerdos, su formalización segura y la gestión inteligente de todo su ciclo de vida.
La compañía se dio a conocer en México principalmente por el manejo de la firma electrónica. Sin embargo, su nueva plataforma CLM busca expandir las oportunidades de la compañía en el país cubriendo todo el proceso, desde la creación hasta la gestión posterior de los contratos, en prácticamente todas las industrias y empresas de cualquier tamaño.
En ese sentido, Zambrana destaca los amplios casos de uso y aplicaciones que pueden atender, ya que la plataforma puede manejar prácticamente cualquier tipo de acuerdo entre dos o más partes. Esto incluye contratos laborales, acuerdos de beneficios, recibos de nómina, pólizas de seguros, contratos con proveedores, entre otros. Según un estudio de Forrester, las empresas medianas y grandes manejan miles de estos acuerdos anualmente.
El estudio de Forrester citado estima un retorno de inversión (ROI) del 449 por ciento para una organización que implementa la plataforma CLM de Docusign. Entre los resultados más destacados están una reducción del 90 por ciento en el tiempo para generar nuevos contratos, 80 por ciento menos costos laborales en la gestión de contratos con proveedores, y 85 por ciento menos errores.
La plataforma de Docusign permite centralizar y conectar estos procesos que a menudo se manejan de forma aislada, integrándose con más de 900 sistemas empresariales existentes. Esto elimina ineficiencias y desconexiones, permitiendo cerrar la brecha entre procesos manuales, según aseguró Zambrana.
Como el resto del sector tecnológico, la Inteligencia Artificial (IA) también ha comenzado a ser integrada entre las herramientas de Docusign. El directivo detalló que actualmente se utiliza para la extracción automática de información clave de los acuerdos, facilitando su consulta sin necesidad de leer el documento completo. También ofrece capacidades avanzadas de gestión del ciclo de vida, como alertas automáticas antes del vencimiento de contratos.
En cuanto a seguridad y cumplimiento normativo, la plataforma incorpora múltiples capas de protección. Esto incluye autenticación de dos factores, detección de documentos falsos, y un alto nivel de trazabilidad y auditoría de todas las acciones realizadas sobre los documentos.
Zambrana destacó la flexibilidad de su solución, con lo que puede adaptarse a empresas de cualquier tamaño y sector. Para ello, la plataforma se entrega bajo un modelo SaaS (software como servicio), lo que facilita la implementación y garantiza alta disponibilidad, además de contar con la capacidad de conectarse con cualquier otro servicio de Nube.