Jamaica Observer Almando Cox
El oxígeno es para los humanos lo que los datos son para las empresas. Las empresas que hacen un excelente trabajo produciendo, protegiendo y analizando datos para la toma de decisiones tienen mayores posibilidades de éxito que aquellas que no lo hacen. Si bien las empresas operan en diferentes industrias con diferentes modelos, procesos y culturas, puede encontrar similitudes en sus herramientas.
Antes de pasar a las herramientas digitales, es esencial tener en cuenta algunos conceptos, ya que los encontrará en su investigación, software de código abierto y de código cerrado. OSS está libre de derechos de autor y generalmente está disponible para modificación o distribución bajo sus términos de uso, como Mozilla Firefox, GIMP, LibreOffice, Linux y WordPress. Una empresa o individuo posee software de código cerrado o propietario. Tiene derechos de autor y está disponible bajo licencias de usuario como Google Chrome, Adobe Photoshop, Microsoft Office, Windows o Wix.
Ahora que está un paso más cerca de seleccionar una herramienta digital, le alegrará saber que hay software gratuito disponible con características adecuadas para las MIPYMES. Sin embargo, no se equivoque al pensar que el software pirateado o “crackeado” es gratuito. El “craqueo” incluye la modificación no autorizada de software que es ilegal e inseguro.
Otra consideración es utilizar un servicio proporcionado a través de Internet (Cloud), generalmente como una suscripción. Esta es una excelente manera de acceder a herramientas poderosas cuando lo desee en un modelo de pago por uso o pago por uso, eliminando los gastos generales tradicionales de mantenimiento de software, por ejemplo, con actualizaciones y seguridad.
Las herramientas más populares en uso en Jamaica y áreas del Caribe incluyen las que manejan la contabilidad, ya que todas las etapas del negocio necesitarán esta función comercial crítica para el cumplimiento, la presentación de informes y la planificación. Las herramientas líderes incluyen Excel, QuickBooks, Zoho Books, FreshBooks, Wave Accounting o Sage 50 Accounting.
Existe un vínculo inextricable entre la gestión de recursos humanos (HRM) y la nómina, por lo tanto, su software de nómina debe tener la funcionalidad para comunicarse entre ellos. Cuando compre un software de nómina, recuerde que las leyes y los cálculos de nómina de Jamaica difieren de los de Estados Unidos. Por lo tanto, si está revisando software de los EE. UU., asegúrese de que se pueda personalizar para cumplir con nuestros requisitos. Sin embargo, las empresas locales brindan soporte para paquetes de software como SmartPay, TurboPay, BizPay Central, OASys o OrangeHRM.
En algún momento se encontrará produciendo miles de documentos y necesitará una herramienta para administrarlos y trabajar con ellos; Las opciones de almacenamiento y sincronización de archivos incluyen OneDrive, Google Drive o DropBox.
Ahora que tenemos la gestión de los libros, los empleados y los documentos, veamos la gestión de los clientes y la comunicación. El correo electrónico sigue siendo la comunicación más popular entre empresa a empresa (B2B) y empresa a cliente (B2C).
Un dominio personalizado y un servicio de correo electrónico son imprescindibles, por ejemplo, nombre@tudominio.com a través de Microsoft 365 o Google Workspace. Tenga en cuenta que estas herramientas ofrecen más que correo electrónico, ya que brindan herramientas de productividad para procesamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones y sincronización de archivos, por nombrar algunas.
También necesitará una aplicación de marketing por correo electrónico como MailChimp o Constant Contact para enviar correos electrónicos/boletines informativos bajo demanda y programados y para registrarse en su base de datos. Sin embargo, puede obtener marketing por correo electrónico como una función dentro de una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Un CRM es un servicio integral para administrar sus interacciones con clientes y prospectos. Algunos ejemplos de estos son Salesforce, ZohoCRM y HubSpot.
También debe considerar el software para la gestión de archivos. Los servicios de sincronización son excelentes, pero no reemplazan una copia de seguridad, ya que la sincronización reemplaza el almacenamiento de destino con sus archivos de origen. Las herramientas de respaldo son como Azure Backup, Acronis Cloud o Veeam. También necesitará protección antivirus como Bitdefender, Microsoft Defender, Sophos, Avast o Kaspersky.
Al seleccionar sus herramientas esenciales, considere su potencial de crecimiento y la limitación de la herramienta. Puede evitar una migración costosa asegurándose de que el software que compre hoy sea compatible con otros que use.