Una de las palabras que está en apogeo a consecuencia de la pandemia es la de #homeoffice o teletrabajo, términos que hacen referencia a una modalidad laboral en la cual los trabajadores pueden realizar sus actividades profesionales vía remota, sin tener que presentarse físicamente en las instalaciones de la empresa.
Esta modalidad lleva años en funcionamiento, gracias a la expansión del uso de Internet, al desarrollo de diferentes herramientas digitales y a la posibilidad de que 70 por ciento de las profesiones pueden realizarse desde otros sitios como el hogar.
Con la emergencia sanitaria en México, las autoridades, en aras de contener la propagación del virus que genera la enfermedad Covid-19, instruyeron el cierre masivo de actividades económicas y permitieron solo algunas denominadas “esenciales” a partir de las últimas semanas del mes de marzo, situación que para ocho de cada 10 organizaciones causó crisis de adaptación, porque fue una práctica nueva y en algunos casos no lograron seguir con operaciones.
Este 80 por ciento tuvo dichas dificultades en la implementación del home office por la baja inversión en tecnología, equipos portátiles de computo, las características de la conexión a Internet e, inclusive, el hecho de que sus colaboradores, al no haberlo realizado antes, no contemplaban un espacio para llevar a cabo las funciones de la mejor manera.
En el modo “ideal”, primero se tenían que establecer los lineamientos, implementarlos de manera gradual, que la empresa verificara el equipo de cómputo que tiene el trabajador con las características necesarias para que tengan un desempeño eficiente, así como el funcionamiento de las aplicaciones para la interconexión a distancia (videoconferencias, acceso a la nube, etc.). La realidad es que un amplio número de empresas no tenían listo este aspecto.
Los trabajadores que tuvieron que implementar el home office se enfrentaron a una situación atípica donde no solo tenían que tener una rápida transición a una nueva modalidad de trabajo, sino que ésta debía realizarse en un contexto donde además había una emergencia sanitaria a nivel mundial, confinamiento y diferentes problemáticas relacionadas con la salud, la economía y el entorno familiar.
Sin embargo, resulta alentador encontrar como parte de los resultados de la investigación que realizamos en México y Colombia, que tras una transición caótica inicial, muchos colaboradores se han adaptado con éxito, pues además de mantener un ingreso económico en una situación donde a nivel mundial aumentó el desempleo, tuvieron la oportunidad de reorganizarse, convivir con su familia y sentirse menos expuestos a un riesgo de contagio.
Conviene resaltar que esta modalidad bien implementada conlleva ciertos beneficios a las empresas por el ahorro en servicios como luz y renta de espacios, aumento de productividad y mejor ambiente laboral.
Estos beneficios también se extienden para el trabajador. Nuestros análisis indican que siete de cada 10 personas que realizan teletrabajo se sienten cómodos trabajando con la tecnología, ya que los empleados optimizan la calidad de vida y logran un balance entre las labores y la responsabilidad con la familia, debido a que se aprovecha el tiempo de mejor manera. A esto se suma el ahorro económico porque disminuyen los gastos por traslados y comidas fuera de casa, entre otros.
De igual manera, incluso se logra un impacto ambiental, al reducir el uso de combustible, el tráfico y la contaminación.
El teletrabajo requiere de mecanismos para funcionar y hacerlo eficiente. Por ejemplo, capacitar a los equipos para el uso de herramientas digitales, garantizar que cuenten con dispositivos de cómputo o móviles, una buena conexión a Internet y plataformas digitales para realizar sus actividades. Se ha comprobado que en empresas con culturas laborales “sanas”, donde haya una administración por objetivos, donde los líderes fomenten una comunicación clara, asertiva y se permeen habilidades socioemocionales como la resiliencia, colaboración, entre otras, se consiguen resultados incluso superiores al nivel de productividad que se tenía pre pandemia.
Es necesario que los equipos de trabajo formen una estructura y una metodología que se adapten a cada giro y sector empresarial para lograr que el home office sea exitoso.
De igual manera, a manera individual, se debe resaltar la necesidad de respetar los horarios y la rutina: levantarse y desayunar a la misma hora, preparar un área cómoda de trabajo, con ventilación e iluminación. Y si se tienen hijos, se les deben delegar actividades de apoyo en el hogar, académicas y didácticas. Además, se recomienda dedicar un tiempo a recesos, para estirarse, cambiar de posición. Es aconsejable empezar con periodos cortos, de 20 minutos de trabajo por cinco de descanso e ir alargando estos periodos paulatinamente hasta habituarse a periodos de 60 minutos o 120 minutos dependiendo del nivel de atención que requiera la tarea.
Es imprescindible respetar el tiempo de la jornada y no involucrar actividades del hogar que terminen afectando el desempeño. Como parte de nuestras investigaciones[1] a nivel nacional en este ámbito, encontramos que 42 por ciento indica no contar con las herramientas necesarias para desempeñarse adecuadamente, 54 por ciento reconoce que no se respetan los horarios de trabajo, 61 por ciento realiza más actividades laborales desde casa que en la oficina, en general manifiestan estar fatigados considerablemente, además de todos los temas que se suman a su salud mental derivados de la pandemia que estamos enfrentando.
La transición hacia la nueva normalidad pondrá a prueba nuestras capacidades de adaptación y de resiliencia. Con esto, muchas empresas han logrado de forma positiva la implementación del home office, pues además de reducir costos, mejoraron su productividad y la satisfacción laboral de los trabajadores. Todo eso sin hacer mención a que se ayuda significativamente a que los equipos se mantengan libres de contagio.
Por todo esto, la invitación es a rediseñar los puestos de trabajo, eficientar sus objetivos de desempeño y formarlos hacia la mejora continua. A la par, establecer o actualizar las políticas que hagan de esta modalidad una buena práctica, ubicándonos en que posiblemente esta nueva normalidad traiga una serie de oportunidades para el bienestar de todos los integrantes de la compañía.
Sin embargo, en este escenario tecnológico también se mencionan algunas problemáticas como el tecnoestrés, la tecnofatiga, entre otros temas que abordaremos después en esta columna.
[1] Investigación sobre el impacto del Covid-19 en organizaciones (Villavicencio, E. et al, 2020).